Geolocalización en el control horario: qué es legal según la AEPD

Cuando el equipo ficha fuera de un centro fijo —comerciales, instaladores, personal de obra o de reparto— surge la duda: ¿puedo usar la geolocalización para confirmar dónde se ficha? La respuesta corta es sí, es legal, pero con condiciones. Hacerlo mal es una de las vías más rápidas a una sanción de protección de datos, así que conviene tener claras las reglas.

En esta guía resumimos qué permite la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en qué base legal se apoya la geolocalización laboral y dónde están los límites que no debes cruzar.

¿Es legal geolocalizar el fichaje?

Sí. El control de la geolocalización en el ámbito laboral se ampara en el poder de dirección del empresario (artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores) y se regula, en cuanto a protección de datos, en el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). La empresa puede tratar datos de geolocalización para el ejercicio de sus funciones de control, siempre dentro de los límites legales.

Ahora bien, "legal con límites" no es lo mismo que "barra libre". La geolocalización trata datos personales sensibles y la AEPD vigila de cerca que se haga de forma proporcionada y transparente.

Los límites que marca la AEPD

Estos son los principios que tu uso de la geolocalización debe respetar para no convertirse en una infracción:

• Solo durante la jornada laboral: rastrear la ubicación fuera del horario vulnera la proporcionalidad y el derecho a la desconexión digital.
• Proporcionalidad: solo si no existe un medio menos intrusivo para lograr el mismo fin. Una captura puntual en el momento del fichaje es preferible a un seguimiento continuo.
• Finalidad legítima y concreta: verificar el fichaje o la prestación del servicio, no vigilar a la persona.
• Información previa, clara y expresa: la plantilla debe saber qué se geolocaliza, por qué, durante cuánto tiempo y con qué alcance.
• Información a la representación legal de las personas trabajadoras.
• Minimización: captar solo el dato necesario (por ejemplo, la ubicación en el instante del marcaje), no un histórico de movimientos.

Captura puntual frente a seguimiento continuo

La diferencia clave está aquí. Lo que la AEPD ve con buenos ojos es la geolocalización puntual en el momento del fichaje: la app comprueba que el marcaje se hace en el centro o en la ubicación del servicio y registra ese dato concreto. Lo que es desproporcionado —y problemático— es el rastreo permanente que dibuja un mapa de los movimientos de la persona durante toda la jornada.

Por eso un buen sistema de control horario captura la ubicación solo en el instante del fichaje y desactiva el GPS el resto del tiempo. Así obtienes la garantía de que el fichaje es real sin convertirte en una agencia de vigilancia.

Conservación y derechos

Los datos de geolocalización vinculados al registro se conservan, como el propio registro de jornada, durante cuatro años. La plantilla mantiene sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición sobre esos datos, y la información sobre el tratamiento debe constar en tu registro de actividades y en la información que entregas a cada persona.

Errores que se sancionan

• Activar la geolocalización fuera de la jornada o de forma continua.
• No informar previamente a la plantilla ni a su representación legal.
• Usar la ubicación para finalidades distintas de las comunicadas.
• Guardar un histórico de movimientos cuando bastaba con el punto del fichaje.
• No ofrecer alternativa cuando la geolocalización no es imprescindible para el puesto.

Cómo lo resuelve Zartime

Zartime ofrece geolocalización opcional y proporcional: captura la ubicación únicamente en el momento del fichaje, no rastrea de forma continua y deja registrada la información del tratamiento. Pensado para sectores con trabajo fuera del centro —construcción, comercios con varias tiendas, servicios a domicilio—, te permite confirmar que el fichaje es real cumpliendo lo que pide la AEPD.