Inspección de Trabajo por el registro horario: qué piden y cómo prepararte

Pocas cartas generan tanto nerviosismo como una de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). Y en materia de jornada, el registro horario es uno de los primeros documentos que se solicitan. Saber cómo es una inspección, qué piden exactamente y qué miran te quita el miedo y, sobre todo, te permite llegar preparado en lugar de improvisar a última hora.

En esta guía repasamos cómo se inicia una inspección por el registro horario, qué documentación exige, qué incoherencias busca y cómo dejar tu empresa lista para superarla sin sobresaltos.

# ¿Cómo se inicia una inspección de trabajo?

Una actuación inspectora puede arrancar por varias vías, y conviene conocerlas porque ninguna avisa con antelación suficiente para "preparar" un registro que no existe:

• Por denuncia: de una persona trabajadora, de la representación legal o de un tercero.
• Por campaña: la Inspección programa campañas sectoriales (hostelería, comercio, etc.) en las que revisa empresas de un mismo sector.
• De oficio: a iniciativa de la propia Inspección o a petición de otros organismos.
• Por cruce de datos: incoherencias detectadas en cotizaciones, contratos a tiempo parcial u horas extra.

# Qué documentación pide la Inspección

Cuando la actuación se centra en la jornada, el requerimiento suele incluir el registro horario y una serie de documentos con los que contrastarlo. Tener todo localizado y exportable es media inspección ganada:

• El registro de jornada diario de cada persona, con inicio, fin y pausas.
• Los registros de los últimos cuatro años, que es el periodo de conservación obligatorio.
• Los contratos de trabajo, con su jornada y tipo (completa o parcial).
• Las nóminas y los registros de horas extraordinarias.
• El calendario laboral, los cuadrantes de turnos y el convenio aplicable.

# Qué mira con lupa el inspector

El inspector no se limita a comprobar que existe un registro: analiza si es creíble y coherente. Estos son los focos habituales:

• Coherencia entre el registro y las nóminas: si se pagan horas que no figuran, o al revés.
• Tiempo parcial: que las horas registradas no superen la jornada del contrato sin reflejar horas complementarias.
• Horas extra: un registro que nunca refleja ni una hora extra resulta sospechoso.
• Pausas y descansos: que el cómputo distinga el tiempo de trabajo del de descanso.
• Inalterabilidad: si el registro se ha podido editar a posteriori, pierde valor probatorio.

# Por qué un Excel te deja vendido en una inspección

El gran problema de una hoja de cálculo o un cuaderno de firmas es que la Inspección sabe que se pueden rellenar a posteriori. Un registro "demasiado perfecto", cuadrado al minuto y elaborado la víspera, levanta más sospechas que tranquilidad. Por eso la dirección de la normativa es hacia un registro digital e inalterable, capaz de demostrar cuándo se marcó realmente cada jornada.

Conviene recordar que no llevar el registro, o llevarlo de forma no fiable, es una infracción grave en sí misma, con multas que hoy van de 751 € a 7.500 € y que con la reforma prevista para 2026 pasarían a aplicarse por trabajador. Lo desarrollamos en la guía de sanciones del registro horario.

# Cómo preparar tu empresa para una inspección

• Ten un registro digital e inalterable, no una hoja editable.
• Asegúrate de poder exportar los datos de los últimos cuatro años en un clic.
• Revisa que el registro cuadre con nóminas, contratos y horas extra pagadas.
• Forma a la plantilla para que fiche en el momento y no haya huecos.
• Guarda el log de auditoría de las correcciones, con autor, fecha y motivo.
• Consulta con tu asesoría laboral las particularidades de tu convenio y sector.

# Cómo lo resuelve Zartime

Zartime te deja preparado para una inspección sin esfuerzo de última hora: registro inalterable con log de auditoría, conservación de cuatro años y exportación por persona, equipo y periodo en un clic, en un formato listo para la ITSS. Si llega un requerimiento, los datos están, son fiables y no dependen de que nadie recuerde rellenar una hoja. Y como Zartime entiende la casuística de tu sector, el registro encaja con cómo trabaja realmente tu equipo.